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一些常见的礼宾活动简介

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在国际交往中,无论在官方或者民间的,礼宾是一项很重要的工作。礼宾工作主要是根据本国的对外方针政策,组织安排对外礼仪活动和交际活动。尽管活动形式各有差异,但归根结底礼宾工作是为本国的对外政策服务的。因此,它具有高度的政治性,是体现本国外交政策的一个重要方面。我国是个文明古国,素称“礼仪之邦”。新中国成立以来,礼宾工作在周恩来总理亲自指导下,继承并发扬了我国的优良传统,并适当汲取了国际上的一些好的做法和惯例,在长期的实践中不断改革,形成特有的风格。 

    许多外事(涉外)活动,往往是通过各种交际礼宾活动进行的。礼宾接待工作大致可分为迎送、会见和会谈、宴请(酒会、茶会、冷餐会)、签字仪式、文娱活动、参观游览、开幕式、授勋、献花圈、庆典、吊唁等内容。下面将几个主要礼宾活动的具体要求、内容和操作要领作一简单介绍。       

(一)迎送   

迎来送往是常见的社交礼节。对外国来访的客人,通常要视其身份、访问的性质和目的、国际惯例以及两国关系等因素,安排相应级别的领导人前往机场、车站、码头迎送。这是外宾进入国门后的第一项正式活动,是对外交往中的重要礼仪活动,各国对此都十分重视。
    

   各国对外国国家元首、政府首脑的正式访问,往往都举行隆重的迎送仪式。对军方首脑来访也举行一定的欢迎仪式,如安排检阅三军仪仗队等。 对其他人员的来访一般不举行欢迎仪式。然而,对应邀来访的任何代表团,无论官方的或民间的,在他们抵离时,均安排相应身份的官员(或有关人员)前往机场(车站、码头)迎送。对长期在华工作的外国人士、外交使节、专家等,在他们到离任时,亦要安排相应人员出面迎送。    

组织安排领导参加迎送活动要注意以下几点: 

1.要确定迎送的规格。 

    对来宾的迎送规格各国做法不尽一致。确定迎送的规格的因素很多,一般主要依据来访者的身份和来访的性质(目的),适当考虑两国关系,同时要注意国际惯例,进行综合平衡。通常外宾抵达时,由职务相当或略低于对方的领导人士出面迎接(安排我方相同级别的领导人主持会见和宴请)。总之以主人身份要与客人相差不大,同客人对口、对等为原则。相应级别的领导人不能出面时,应从礼貌出发向客人作出解释。 迎送人员不宜太多。有时还可根据两国关系和政治需要,给予破格接待,安排较大的迎送场面,由身份较高的领导亲自去机场迎接等。为避免造成厚此薄彼的印象,除非特殊需要,一般都按常规办理。 

2.准确掌握外宾的抵达时间、从何处来,到何处去等信息。

   接待人员必须准确掌握来宾的抵达时间,及早通知全体迎接人员和有关单位。迎接领导和工作人员要提前到达机场(车站、码头)。要事先掌握飞机停机位置(出口的门号)、列车停靠的月台、车厢号码,以免临时来回奔跑或接空。

3.献花。

如安排献花活动时,需注意:(1)须用鲜花,并保持花朵整洁、鲜艳。要根据来访国的习惯选购鲜花,一般忌用菊花、杜鹃花、石竹花和黄颜色的花。(2)通常由女青年或少年儿童在主人和客人握手后,将花献上(性别交叉),要认真挑选落实献花人员(品貌、衣着、思想品行等)。(3)要注意花的安全和禁忌爱好(必要时可请公安部门检查有否爆炸物)购花后做到花不离人。(4)指定专人负责执行此项活动,必要时,要事先让献花青年进行排练。  


4.礼宾介绍。   

    礼宾介绍时,通常先将前来欢迎的中方主人介绍给来宾。客人初次到访,一般较为拘谨,主人宜主动与客人寒喧。所以,当客人下机(车、船)后,迎接人员要主动迎上前去表示欢迎,由礼宾官或迎接人员首先将中方前来欢迎的主要领导(职务及全称)介绍给来宾,其他领导可简明扼要地介绍。主要翻译必须时刻紧随中方主要领导和主宾(翻译、警卫、工作人员要注意站位,不要抢镜头或遮挡镜头)。礼宾官或迎接人员在介绍其他中方领导时要始终照顾好主宾,不要因忙于介绍别人而冷落了主宾(有时可配备两名以上翻译人员)。 

5.其他注意事项。

   (1)迎送人员如职位较高时,应在机场(车站、码头)安排休息室(备饮料);(2)如客人首次来访,双方又不认识,则事先联系好或做一特定标识牌,方便对方辨认;行李票的交接、行李的运输要有专人负责;团长和要客的行李要先取,及时派人专送,以便客人更衣;(3)提前联系办理出入境手续、办理边防海关等部门的免检免验礼遇;(4)客人抵达后,应留点时间让客人稍稍休息、更衣,然后再安排活动;(5)不能将外宾安排到非涉外宾馆下榻;(6)对参观、游览、会见等活动场所要事先了解,做到心中有数;(7)准备中外文日程,如有变动,要及时通知有关人员。

6.乘车安排和注意事项。

 (1)介绍结束后,速引导客人上车。如安排主人陪车,则请客人从车的右侧门上车,中方主人从车的左侧门上车。有时客人上车后先坐到了当地主人的座位上,一般不必请客人挪动座位(由礼宾官事后告诉客人);(2)国宾车队和大型代表团,事先车队要编号;国宾车队的主车要挂两国国旗,车队的编号:00、0、1、01、壹、2、贰、02、3、4、5、6、7、8、9等。(3)多国使节代表团同团时,可以轮流乘坐一号车(轮流当团长);或者一个代表团中有两个地区的外方领导在访问不同地区时,可轮流乘坐一专车,轮流当团长。机场迎接图解     

(二)会见与会谈 
  
   在国际交往中,会见与会谈是一种十分重要的交往方式,因为,它既有礼仪性,又有实质性,有广泛的适用范围可以在不同的层次和各个不同的方面的人员中进行。国家领导人之间的会见与会谈,无疑具有最为重要的性质。历史上,一些国家领导人之间的会见与会谈,曾经对当时各国人民命运攸关的重大问题,达成妥协和谅解,成为具有深远影响的历史事件。如:1972年毛译东与尼克松的会谈,为打开中美关系指明了方向,为周总理与尼克松的会谈奠定了基础。  

1.会见与会谈的种类。

    (1)礼节性拜会(courtesy call);(2)回拜(return call);(3)正式会谈(offical meeting;official talk);(4)接见(receive);(5)召见(summon);(6)访谈(interview);(7)辞行拜会(farewell call)。


2.几项具体准备工作。

    (1)商定出席会见或会谈的时间、地点和出席人员,将会见或会谈的出席人员、时间、地点、具体安排、注意事项和通知中外双方;中方主人及参加会见的中方人员应提前抵达会见地点;(2)布置会议室:准备足够的座位,视情况需要布置话筒(扩音器)、鲜花盆景、标语、座位卡、茶水、饮料、点心等;签字仪式要准备台式国旗(挂旗)、文房四宝和签字笔具等;会议室的布置和座位的安排(见图);(3)会见和会谈提纲和背景材料的准备(供领导参考);(4)通知新闻记者;(5)迎候和引座;礼宾介绍时,首先将中方主人一一介绍给外方;(6)合影留念。 

(三)宴请 
 

1.宴请的种类。 

    宴请是一种常见的礼仪社交活动。就其性质来分,约有三种:(1)礼仪性的宴请。如为欢迎国宾来访,庆祝国庆等重要节日而举行的宴请,都属于礼仪上的需要,是一项有礼宾规格和必要的礼宾程序的礼仪活动。(2)交谊性的宴请。为表示友好、发展友谊而举行,如接风、送行、告别。这种宴会规格讲究不特别严,要亲切、友好,气氛热烈,能达到发展友谊的目的。(3)工作性的宴请。参加宴会的各方,为解决特定的工作问题而举行的宴请,以便席间商谈。就其宴请的形式来分,常见的有宴会、冷餐(自助餐)和酒会。宴会又有国宴(state banquet)、晚宴(banquet,dinner)、午宴(luncheon)、早餐(breakfast)、工作餐(working breakfast,working lunch,working dinner)之分。冷餐招待会、自助餐(buffet,buffet-dinnkr)和酒会(cocktail或drinks)有时统称招待会(reception)。

    除此之外,还可以举行茶会招待客人。茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在客厅而不在餐厅举行。以上各种宴请活动的方式,可根据举行活动目的、性质、规模、参加人数以及其他有关条件,并参照当地习惯,选择运用,妥善安排,以期达到较好的效果。

2.有关宴请活动的几项准备工作。

   (1)确定宴请的目的、名义、对象、范围和形式、时间和地点、出席人员等;(2)制作请柬(没有标点符号,书面语)并发出邀请(请柬);(3)预订餐务、准备中外文菜单(注意忌违的食物及特点,餐食数量不要太多);(4)宴会厅布置与检查(菜单、餐具、座卡、话筒、花草、盆景)和席位安排(注意桌次高低、礼宾次序、专业对口);(5)礼品的准备与包扎(视需要放主人的名片和礼品的中外文介绍说明),礼品要有地方特色(非商品化),具有纪念意义;(6)宴请的程序安排及现场工作;(7)服务员的规范服务和着装(从主宾左侧依次上菜,从右侧上酒;用毕的餐具也从右侧撤走,但要征得用餐人同意)。

3.参加宴会和就餐时的礼节。

   (1)按时应邀和答复;正确掌握出席时间,不早到、不迟到; (2)去朋友家赴宴时,给女主人赠一束花或送一瓶酒;(3)帮助或让女士和长辈先入席;与大多数人交流,不要只跟熟人讲话;(4)主人祝酒时停止用餐、祝酒注意先后次序(按官衔高低);(5)当好宴会的主人和客人。宴会的成功有赖于主人的热诚好客、慷慨招待和细致周到的组织安排。从礼节上,主人的责职是使每一位来宾都感受到主人对自己的欢迎之意。客人到来时,与每一位来宾握手致意。主人还要努力使客人之间有机会相互认识和交谈。努力使谈话活泼有趣、气氛融洽,相机转换不恰当的话题。掌握上菜速度、不要频频看表,显示出希望客人早走之意。客人告辞时,则应热情送别,感谢客人光临等;(6)只敬酒,不劝酒或灌酒,喝酒不过量、不酗酒;无关人员不宜未经介绍擅自闯入宴会厅敬酒;(7)少量取食喝汤不出声、面包瓣成小块吃、学会请同桌的人传递食品、正确使用牙签和洗手盘;(8)学会正确使用小毛巾和餐具,不会时可跟着或参照别人的方法;(9)经主人同意后方可宽衣;(10)除冷餐会外,宴会结束离开时,别忘了向主人致谢告别。

4.桌型和席次的安排(见插图) 

  1.圆桌 2.长桌 3.“U”形桌 4.桌次与桌形 5.请柬式样 
              
(四)仪式准备活动


1.秘书准备工作。  

(1)准备好经双方商定的中外文文本;   
(2)商定签字时间、地点、双方主签人等;  
(3)通知出席签字仪式的中外双方代表及新闻记者;   
(4)委托宾馆准备签字用的大厅并准备有关布置;      
(5)检查签字大厅的布置,如中外文文本、签字笔等文具、横幅内容、鲜花盆景、话筒和扩音设备、合影用台阶等。  

2.签字仪式的参考程序(参见附图)。     

第一,司仪宣布:签字仪式正式开始  
第二,请中外双方有关方面负责人到主席台上分两边站立;  
第三,由中方代表致词并简要介绍签约背景;   
第四,请XXX先生宣读中文协议书文本,请XXX先生代表外方宣读外文协议书文本;  
第五,请双方主签人就坐,请双方代表在协议书上签字;  
第六,交换文本;  
第七,请服务员上香槟酒,请大家共同举杯庆贺;   
第八,中外双方合影留念;  
第九,司仪宣布签字仪式结束。    


(五)文娱活动的安排


1.文娱活动的安排。       

·审查和挑选节目,避免那些容易引起误会和矛盾的节目;     
·发出邀请,安排座位;      
·准备演出节目的中外文说明书;    
·专场演出的入席与退场。一般观众先入席,贵宾们在演出前几分钟才入席,等贵宾们先退场后,其他观众方可退场,以示礼貌;  
·献花。事先准备花蓝,由礼仪小姐抬上舞台;  
·合影留念。应事先安排好上台与演员们合影留念有关领导与外宾。  

2.出席文艺晚会(演出)的礼节。  

·穿深色和合适的晚礼服; 
·入座后要脱帽;  
·遵守进场和退场的次序;  
·演出结束后要鼓掌,视需要,安排送花篮和上台合影留念。     


(六)参观访问   

·根据访问目的、性质,客人的意愿与兴趣、特点来确定游览点,结合当地实际与可能,选择某些参观项目;    
·事先安排好参观线路、布置;    
·安排好领导的陪同工作,介绍情况

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